Zahlungen & Mahnwesen: Ihr Geld im Blick

Zahlungen erfassen — auch in Teilen

Auf der Rechnung tragen Sie Zahlungseingänge ein: Datum, Betrag, Weg (Überweisung, bar, Karte). Teilzahlungen sind normal — der Status der Rechnung ergibt sich automatisch aus der Summe: offen, teilweise bezahlt, bezahlt; zu viel gezahlt wird markiert. Die zentrale Ansicht Finanzen → Zahlungen zeigt alle Eingänge; die Übersicht liefert Einnahmen, Ausgaben und offene Forderungen pro Monat.

Nach dem Zahlungsziel rutscht eine unbezahlte Rechnung automatisch auf überfällig — sichtbar auf dem Dashboard und in der Mahnliste.

Das 3-stufige Mahnwesen

Umzo führt Sie durch die in Deutschland übliche Eskalation:

1. Zahlungserinnerung — freundlich, ohne Gebühr.
2. 1. Mahnung — mit Mahngebühr (Höhe stellen Sie ein).
3. 2. Mahnung — Gebühr plus Hinweis auf Verzugszinsen nach § 288 BGB, automatisch berechnet.

Zeitabstände (Standard 7/14/14 Tage) und Gebühren (Standard 0/5/10 €) konfigurieren Sie unter Einstellungen → Finanzen; pro Kunde sind abweichendes Zahlungsziel und eigener Mahnrhythmus möglich, ebenso eine separate E-Mail-Adresse nur für Mahnungen.

Wichtig — der Versand bleibt Ihr Klick: Umzo legt bei fälligen Stufen automatisch eine Aufgabe für die Buchhaltung an und zeigt die Mahnliste, aber keine Mahnung geht ohne Ihren ausdrücklichen Klick raus. Sie kennen Ihre Kunden; die Software drängt nicht.

Jede Stufe erzeugt ein sauberes Mahnungs-PDF (DIN 5008, Ihr Briefkopf) und wird am Vorgang protokolliert.

Mahnstopp

Beim Stammkunden lieber anrufen statt mahnen? Setzen Sie Mahnstopp — pro Rechnung oder für den ganzen Kunden. Umzo blockiert dann jede Mahnaktion mit klarem Hinweis, bis Sie den Stopp aufheben.

Häufige Fragen

Skonto/Preisnachlass nach Festschreibung? Eine festgeschriebene Rechnung ändert sich nie — der Weg führt über Storno + neue Rechnung (siehe Artikel „Stornorechnung”).

Bar kassiert auf der Baustelle? Als Zahlung mit Weg „bar” erfassen — die Rechnung gilt als bezahlt, der Beleg bleibt sauber.