Umzo schreibt Ihren Kunden in Ihrem Namen — mit Ihrem Briefkopf, Ihrer Farbe und Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse als Antwortadresse. Damit im Büro nichts an Ihnen vorbeiläuft, geht jede dieser E-Mails automatisch in Kopie (CC) an Ihre Firma. Sie müssen dafür nichts anklicken.
Welche E-Mails Ihre Kunden von Umzo bekommen
| Anlass | Wann sie ausgeht |
|---|---|
| Eingangsbestätigung zur Anfrage | Sobald eine Anfrage über Ihr Web-Formular eingeht |
| Terminvorschläge zur Besichtigung | Wenn Sie dem Kunden Zeitfenster zur Auswahl senden |
| Bestätigung des gewählten Besichtigungstermins | Sobald der Kunde ein Zeitfenster angeklickt hat |
| Einladung zur Video-Besichtigung | Wenn Sie eine Video-Besichtigung anfordern |
| Angebot senden, erneut senden, Nachfassen | Auf Ihren Klick im Angebot |
| Auftragsbestätigung | Wenn ein Angebot angenommen wird |
| Terminbestätigung und Termin-Erinnerung | Die Bestätigung auf Ihren Klick an der disponierten Tour; die Erinnerung am Vortag gegen 17:00 Uhr, sobald Sie die Automatisierung „Kunden an den Termin von morgen erinnern“ in Einstellungen → Automatisierungen eingeschaltet haben |
| Kopie des unterschriebenen Arbeitsscheins | Nach Abschluss der Tour |
| Rechnung und Stornorechnung | Auf Ihren Klick in der Rechnung |
| Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung | Auf Ihren Klick im Mahnwesen |
| Qualitätsumfrage | Auf Ihren Klick am abgeschlossenen Auftrag |
Wer die Kopie bekommt
Umzo setzt zwei Gruppen in den CC:
- Ihre Firmen-E-Mail-Adresse aus Einstellungen → Firma — dieselbe Adresse, die auch als Antwortadresse in Ihren Kunden-E-Mails steht.
- Alle aktiven Administratoren Ihres Kontos, also jeden Benutzer mit der Rolle Administrator und einer hinterlegten E-Mail-Adresse.
Nicht in der Kopie stehen: deaktivierte Benutzer, Benutzer ohne E-Mail-Adresse (etwa Kolonnen-Zugänge mit Benutzernamen), Disponenten und andere Rollen ohne Administratorrechte sowie der Kunde selbst — steht seine Adresse ohnehin im „An“-Feld, taucht sie kein zweites Mal auf. Die Liste ist auf fünf Adressen begrenzt; bei mehr Administratoren werden die zuerst angelegten kopiert.
Eine Ausnahme aus Sicherheitsgründen: Bei den beiden E-Mails, die ein Kunde selbst auslöst — der Eingangsbestätigung zu einer Anfrage über Ihr Web-Formular und der Bestätigung eines über den Link gewählten Besichtigungstermins — steht nur Ihre Firmen-E-Mail-Adresse in der Kopie. Da diese Nachrichten ohne Anmeldung ausgelöst werden, würden die Adressen Ihrer Administratoren sonst an jeden gehen, der das Formular ausfüllt. Von einer neuen Anfrage erfahren Sie ohnehin sofort über die Benachrichtigung in Umzo, vom gewählten Termin über die automatisch angelegte Aufgabe.
Der Kunde sieht die Kopie
Es ist eine offene Kopie (CC), keine Blindkopie. Ihr Kunde sieht also, an welche Adressen seine E-Mail zusätzlich gegangen ist. Das ist gewollt: Es sind ausschließlich Adressen Ihrer eigenen Firma, und der Kunde erkennt sofort, an wen er antworten kann. Möchten Sie eine bestimmte Adresse nicht beim Kunden sehen, nehmen Sie sie aus dem Kreis heraus — siehe unten.
„Kopie an mich“ beim Angebot
Im Versand-Dialog des Angebots gibt es zusätzlich das Häkchen „Kopie an mich“. Sind Sie Administrator, stehen Sie ohnehin schon im CC — das Häkchen ändert dann nichts. Für einen Disponenten oder einen Benutzer im Vertrieb ist es dagegen sinnvoll: Er bekommt eine eigene, separate E-Mail mit dem Angebot, ohne dafür Administrator sein zu müssen.
Empfänger der Kopie ändern
- Andere Firmenadresse: Einstellungen → Firma → Firmen-E-Mail ändern. Die Adresse wirkt sofort für alle künftigen E-Mails — als Antwortadresse und als Kopie-Empfänger. Am besten eignet sich ein Sammelpostfach wie
info@oderbuero@, das mehrere Personen lesen. - Person hinzufügen oder herausnehmen: Einstellungen → Team. Wer die Rolle Administrator trägt, wird kopiert; eine andere Rolle bedeutet keine Kopie. Deaktivieren Sie einen ausgeschiedenen Mitarbeiter, verschwindet er sofort aus allen Kopien.
- Nur mitlesen, nicht verwalten? Dann geben Sie der Person keine Administratorrolle, sondern richten die Weiterleitung im Firmenpostfach ein — so bleibt der CC-Kreis klein und die Berechtigungen sauber getrennt.
Was die Kopie Ihnen bringt
Im Firmenpostfach liegt am Ende genau das, was der Kunde bekommen hat — mit demselben Wortlaut, denselben Anhängen und demselben Zeitpunkt. Bei Rückfragen („Ich habe nie eine Rechnung erhalten“) schauen Sie ins eigene Postfach statt in die Protokolle, und Ihr Steuerberater oder Ihre Urlaubsvertretung findet den Vorgang dort, wo sie ihn erwartet. Die meisten dieser Sendungen protokolliert Umzo zusätzlich in der Kundenakte unter Historie — dort sehen Sie Empfänger, Betreff und Zeitpunkt, auch ohne Postfach. Die Einladung zur Video-Besichtigung, die Qualitätsumfrage und die Bestätigung des gewählten Besichtigungstermins finden Sie ausschließlich in Ihrem Firmenpostfach.