Sie sind für die Daten Ihrer Kunden verantwortlich. Umzo stellt die Funktionen bereit, mit denen Sie Betroffenenanfragen bearbeiten und Ihre Löschfristen automatisch laufen lassen. Anwendung, Datenbank und Dateien liegen auf Servern in Deutschland; einzelne Dienstleister — etwa der E-Mail-Versand — verarbeiten Daten an anderen Standorten innerhalb der EU (siehe Unterauftragsverarbeiter).
Betroffenenrechte als Knöpfe
- Auskunft/Export (Art. 15/20): Auf der Kundenakte exportieren Sie alles, was zu einem Kunden gespeichert ist — als maschinenlesbare Datei plus lesbares PDF. Schicken, fertig.
- Löschen (Art. 17): „Kunde löschen (DSGVO)“ entfernt die Kontaktdaten aus dem laufenden Bestand — aus den Sicherungskopien fallen sie mit deren Ablauf nach 30 Tagen heraus. Vor dem Löschen zeigt Umzo Ihnen im Bestätigungsdialog Punkt für Punkt, was gelöscht wird und was bleibt. Ausnahme mit System: Rechnungen und unterschriebene Arbeitsscheine unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrung — sie bleiben erhalten, der Kunde wird zum anonymen „Gelöschter Kunde“. So verschwinden die Kundendaten, während die aufbewahrungspflichtigen Belege im Bestand bleiben. Mit erfasst: Frei hochgeladene Dateien an Kunde, Angebot, Auftrag und Halteverbotszone löscht die Funktion mit; systemerzeugte Dokumente unter Aufbewahrungspflicht bleiben davon unberührt.
- Angebotsentwürfe ohne Kunden: Ein Angebot entsteht in Umzo ohne Kundendatensatz — die Kontaktdaten stehen als Angebotsadresse am Angebot selbst, ein Kunde wird erst beim Senden zugeordnet. Für einen solchen Entwurf gibt es deshalb noch keine Kundenakte: Verwerfen Sie ihn, verschwindet er sofort samt seiner Anfrage; bleibt er liegen, räumt ihn die nächtliche Löschregel ab (siehe unten). Vor dem Löschen zeigt Umzo Ihnen im Bestätigungsdialog Punkt für Punkt, was gelöscht wird und was bleibt. Ausnahme mit System: Rechnungen und unterschriebene Arbeitsscheine unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrung — sie bleiben erhalten, der Kunde wird zum anonymen „Gelöschter Kunde“. So verschwinden die Kundendaten, während die aufbewahrungspflichtigen Belege im Bestand bleiben. Mit erfasst: Frei hochgeladene Dateien an Kunde, Angebot, Auftrag und Halteverbotszone löscht die Funktion mit; systemerzeugte Dokumente unter Aufbewahrungspflicht bleiben davon unberührt.
Automatische Löschfristen (sie laufen nachts von selbst)
Ohne dass Sie daran denken müssen: Besichtigungsvideos 90 Tage nach der Angebots-Entscheidung (Wohnungsinneres = höchste Sensibilität — das Löschdatum steht sichtbar dran) · Baustellenfotos 12 Monate nach Zahlung, Schadenfotos 3 Jahre (Verjährung) · inaktive Anfragen nach einstellbarer Frist anonymisiert · Angebotsentwürfe, denen nie ein Kunde zugeordnet wurde, nach 6 Monaten ohne Bearbeitung vollständig gelöscht — samt Anfrage, Besichtigungen und deren Dateien; die Frist stellen Sie zwischen 1 und 24 Monaten ein, und wer den Entwurf von Hand verwirft, wird ihn samt Anfrage sofort los · Rechnungen und unterschriebene Arbeitsscheine 10 Jahre. Jeder Lauf wird protokolliert und bleibt im System nachweisbar — inklusive der Anzahl der betroffenen Datensätze.
AVV & Unterauftragsverarbeiter
Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie bei der Einrichtung per Klick (Fassung, Zeitpunkt und Name werden gespeichert). Eine Kurzfassung steht unter umzo.cloud/avv; den vollständigen Text samt Anlagen laden Sie als Administrator unter Einstellungen → Datenschutz herunter. Unsere Unterauftragsverarbeiter mit Zweck und Sitz stehen unter umzo.cloud/subunternehmer. Website und App kommen ohne Tracking und ohne Cookie-Banner aus — es gibt schlicht nichts einzuwilligen.
Konto-Sicherheit
- Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP) für Administratoren: Authenticator-App, QR-Code, zehn Wiederherstellungscodes.
- Passwörter mit Mindestlänge und Sperrliste bekannter Leak-Passwörter; nach Fehlversuchen bremst eine progressive Sperre Angreifer aus.
- „Alle Geräte abmelden“ beendet jede aktive Sitzung; das Deaktivieren eines Mitarbeiters wirkt sofort.
- Eine Anmeldung je Gerät-Art: Ein Zugang ist an einem Computer und zusätzlich an einem Handy in der mobilen App angemeldet; eine neue Anmeldung derselben Art beendet die vorherige. Geteilte Zugänge funktionieren damit nicht — warum das so ist.
- Audit-Log: Wer wann was an Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Benutzern und Einstellungen geändert hat, ist unveränderlich protokolliert (Einstellungen → Audit).
Für den Datenschutzbeauftragten Ihres Großkunden: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) stellen wir als Dokument bereit — fragen Sie uns einfach.