Funktionen

Software für Umzugsunternehmen: alle Funktionen im Überblick

Umzo deckt den kompletten Ablauf eines Umzugsunternehmens ab — vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung, ein System statt fünf Insellösungen. Hier finden Sie die Kernmodule im Detail und jeden Bereich der Anwendung erklärt.

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Ablauf

Ein Auftrag, ein System — so greift alles ineinander

Jeder Schritt übergibt an den nächsten — ohne Abtippen, ohne Medienbruch.

01
Anfrage

Webformular, Telefon oder E-Mail — jede Anfrage landet in einer Pipeline mit Status, Quelle und Wiedervorlage. Nichts bleibt im Postfach liegen.
02
Angebot

Umzugsgutliste, Volumen-Kalkulator, Video-Besichtigung und Ihr eigener Leistungskatalog: das fertige Angebots-PDF nach DIN 5008 ist in Minuten beim Kunden.
03
Auftrag & Disposition

Aus der Annahme entstehen Touren. Team und Fahrzeuge verplanen Sie per Drag-and-drop — Konflikte, Führerscheine und Sitzplätze prüft Umzo mit.
04
Arbeitsschein

Die Kolonne dokumentiert mobil: Checkliste, Fotos, Zusatzleistungen, Einsatzzeiten und die Unterschrift des Kunden — auch ohne Empfang im Keller.
05
Rechnung & Zahlung

Festschreiben macht die Rechnung unveränderbar, XRechnung automatisch dabei, Zahlungen und Teilzahlungen buchen, überfällige Beträge dreistufig mahnen.

Was die Kolonne auf der Baustelle erfasst, steht dem Büro sofort für die Rechnung zur Verfügung.

Kernmodule

Die Kernmodule im Detail

Sieben Module mit eigener Seite — jedes mit Bildern aus der Anwendung, dem Ablauf in drei Schritten und den häufigen Fragen.

Umzugsangebote erstellen

Vom Anruf des Kunden bis zum versendeten Angebot vergehen in vielen Umzugsfirmen Tage. Mit Umzo erstellen Sie ein vollständiges, kalkuliertes Angebot in rund zehn Minuten — inklusive Umzugsgutliste, Volumenberechnung und PDF im DIN-5008-Format.

Umzugsgutliste Raum für Raum — das Volumen (m³) rechnet live mit
Automatische Positionen: m³-Preis, Kilometer, Etagenzuschläge, Halteverbot
Ihre eigenen Haftungs- und Widerrufstexte werden unverändert ins PDF übernommen

Die digitale Umzugsbesichtigung

Eine Vor-Ort-Besichtigung bindet je nach Entfernung schnell ein bis zwei Stunden — Anfahrt, Rundgang, Rückfahrt. Mit der Video-Besichtigung von Umzo filmt Ihr Kunde die Wohnung in fünf Minuten mit dem Handy, und Sie kalkulieren das Angebot bequem im Büro.

Ein Link per E-Mail — keine App, keine Registrierung für den Kunden
Videos landen verschlüsselt auf deutschen Servern, nie im Handy-Postfach
Automatische Löschung 90 Tage nach der Angebotsentscheidung — Frist einstellbar

Disposition für Umzugsunternehmen

Magnettafel, Excel oder Zuruf über den Flur — die Disposition entscheidet, ob Ihre Kolonnen Geld verdienen oder sich überschneiden. Umzo macht aus der Planung ein Drag-and-drop-Board mit automatischer Konfliktprüfung.

Team-Leiste mit Verfügbarkeit: jeder Mitarbeiter mit Wochenübersicht — frei, im Einsatz oder abwesend (Urlaub/Krank), Tag für Tag auf einen Blick
Überschneidungen von Personal und Fahrzeugen werden sofort gemeldet — bewusstes Doppelbuchen bleibt möglich
Einsatzbestätigung: Jeder Mitarbeiter nimmt seine Einteilung in der App mit einem Tipp an oder lehnt ab — Sie sehen je Tour, wer bestätigt hat und wer noch offen ist

Der digitale Arbeitsschein

Zerknitterte Durchschläge, unleserliche Zusatzleistungen, verlorene Schadensnotizen — der Papier-Arbeitsschein ist die teuerste Lücke zwischen Baustelle und Büro. Umzo bringt ihn aufs Handy Ihrer Teamleiter: offlinefähig, mit Fotos und der Unterschrift des Kunden auf dem Display.

Tagesbrett statt Menüsuche: eine große „Jetzt“-Karte mit der laufenden Tour, darunter der Rest des Tages — neue Einteilungen bestätigt der Mitarbeiter mit einem Tipp (die Disposition sieht, wer angenommen hat)
Offline-first mit ehrlichem Zustellstatus: Die Seite „Übertragungen“ zeigt, was schon im Büro ist und was noch wartet — nichts verschwindet stillschweigend
Foto-Serienmodus: ganze Serien aus der Galerie übernehmen, sortiert in Vorher/Nachher/Schaden — 30 Vorher-Fotos ohne 30 einzelne Aufnahmen, alle mit Zeitstempel

Rechnungssoftware für Umzugsunternehmen

Die Rechnung ist der Moment, in dem aus Arbeit Geld wird — und in dem Betriebsprüfer später am genauesten hinsehen. Umzo erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben, lückenlosen Nummernkreisen und dem DATEV-Export für Ihren Steuerberater.

Alle Pflichtangaben nach §14 UStG, inklusive Leistungsdatum und Kleinunternehmer-Regelung
Lückenlose Nummernkreise — Entwürfe verbrauchen nie eine Nummer
XRechnung (EN 16931) für Behördenumzüge wird automatisch miterzeugt

Finanzen im Griff

Rechnungen schreiben ist die eine Hälfte, das Geld hereinholen die andere. Umzo bündelt Ausgaben, Teilzahlungen, Mahnwesen und einen monatlichen Cashflow an einer Stelle — damit Sie jederzeit wissen, was reinkommt und was rausgeht.

Ausgaben erfassen mit Foto-Beleg, Kategorie und Zuordnung zu Auftrag, Fahrzeug oder Mitarbeiter
Teilzahlungen buchen — der offene Betrag wird automatisch berechnet
Dreistufiges Mahnwesen (Erinnerung, 1. + 2. Mahnung) mit Fristen, Gebühren und Mahnstopp

Umzugskalkulation

Umsatz ist Schall und Rauch — entscheidend ist, was nach Personal, Fahrzeug und Material übrig bleibt. Umzo kalkuliert bei jedem Angebot beides: den Preis für den Kunden und Ihre Kosten dahinter.

Live-Marge mit Ampelfarben direkt im Angebots-Editor
Interne Kalkulationspositionen: Kosten einplanen, ohne sie dem Kunden zu zeigen
Kostensätze zentral im Leistungskatalog — einmal pflegen, überall wirksam

Aufbau

So ist Umzo aufgebaut — jeder Bereich im Detail

Die Navigation der Anwendung, von oben nach unten: was in jedem Bereich steckt und wofür Ihr Team ihn im Alltag nutzt.

Dashboard

Der Startbildschirm beantwortet die Morgenfrage jedes Inhabers: Was passiert heute, und wo brennt es? Jede Kachel führt mit einem Klick direkt zum Vorgang.

Heutige und morgige Touren mit Team, Fahrzeugen und Startzeiten
Neue Anfragen und Angebote, die auf Antwort warten
Überfällige Rechnungen und fällige Aufgaben
Kennzahlen auf einen Blick: Umsatz, Ø-Marge, gewonnene Angebote

Anfragen

Alle Interessenten in einer Pipeline — vom ersten Kontakt bis zur Entscheidung. Jede Anfrage trägt Quelle, Status und Wiedervorlage, damit kein Interessent verloren geht.

Status-Pipeline: neu → Angebot → Nachfassen → gewonnen / verloren (mit Grund)
Quellen: eigenes Webformular, Telefon, E-Mail, Portal — auswertbar je Kanal
Video-Besichtigung anfordern: der Kunde filmt die Wohnung per Handy-Link
Vor-Ort-Besichtigungen mit Termin, Zuständigem und mobiler Aufnahme
Umzugsdetails strukturiert: Adressen mit Etage, Aufzug und Tragestrecke

Angebote

Der Angebots-Editor ist das Herzstück des Vertriebs: Umzugsgutliste, Kalkulation und fertiges PDF in einem Arbeitsgang — mit Blick auf Ihre Marge, bevor Sie versenden.

Umzugsgutliste Raum für Raum — das Volumen (m³) rechnet live mit
Positionen aus Ihrem Leistungskatalog und Ihrer Materialliste per Doppelklick
Verkaufspreis UND Eigenkosten je Position — Live-Marge mit Ampelfarben
Anzahl- und Tage-Multiplikatoren, interne Positionen ohne Druck aufs PDF
Versionen statt Überschreiben: versendete Angebote bleiben dokumentiert (GoBD)
PDF nach DIN 5008 mit Ihrem Logo und Ihren Farben, mit Platz für Ihre eigenen Pflicht- und Hinweistexte

Disposition

Das Wochenboard ersetzt Magnettafel und Zuruf: undisponierte Aufträge links, per Drag-and-drop auf den Tag — Mitarbeiter und Fahrzeuge direkt auf die Tour, Umzo prüft im Hintergrund.

Team-Leiste mit Verfügbarkeit: frei, im Einsatz oder abwesend — Tag für Tag
Konfliktprüfung bei Doppelbuchung von Personal und Fahrzeugen
Führerschein- und Sitzplatz-Prüfung je Fahrzeug und Crew
Kapazitäts-Ampel je Tag: benötigt / verplant / Subunternehmer
Live-Karte aller laufenden Touren — selbst gehostet, ohne Google-Dienste
Tagesplan zum Aushängen: Abfahrtszeiten, Routen, „Wer fährt wo?“

Kalender

Alles mit Datum an einem Ort: Touren, Besichtigungstermine und Abwesenheiten in Wochen- und Monatsansicht — für den schnellen Blick über die nächsten Wochen.

Touren und Besichtigungen mit Status und Team direkt im Kalender
Genehmigte Urlaube und Krankmeldungen als Abwesenheits-Ebene
ICS-Feed: der Kalender abonnierbar auf Handy und Outlook

Aufträge

Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag — mit so vielen Touren, wie der Umzug wirklich braucht: Materialanlieferung Dienstag, Umzug Freitag, Nacharbeit Montag.

Beliebig viele Touren je Auftrag, jede mit eigenem Team, Fahrzeug und Arbeitsschein
Adressänderungen mitten im Umzug: neue Abladestelle erfassen, das Angebot bleibt unangetastet
Auftragshistorie: jede Änderung nachvollziehbar, wer wann was
Abrechnungsbasis je Auftrag: Positionen an die Ist-Mengen anpassen, bevor die Rechnung entsteht
Status läuft automatisch mit: geplant → disponiert → laufend → abgeschlossen → abgerechnet

Rechnungen

Vom abgeschlossenen Auftrag zur festgeschriebenen Rechnung in Minuten — mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG und der XRechnung automatisch daneben.

Entwurf per Klick: Auftragspositionen plus Zusatzleistungen aller Arbeitsscheine
Festschreiben vergibt die lückenlose Nummer — danach unveränderbar (GoBD)
Korrekturen sauber über Stornorechnung + neue Rechnung
XRechnung (EN 16931) für Behördenaufträge, Kleinunternehmer-Regelung inklusive
Versand per E-Mail direkt aus dem System, Status bis „bezahlt“ verfolgbar

Finanzen

Die andere Hälfte des Geldes: Ausgaben erfassen, Zahlungen buchen, überfällige Rechnungen mahnen — und je Monat sehen, was hereinkam und was hinausging.

Ausgaben mit Foto-Beleg — der Fahrer fotografiert den Tankbeleg in der App
Zuordnung zu Auftrag, Fahrzeug, Mitarbeiter oder Lieferant
Wiederkehrende Kosten (Miete, Versicherung) entstehen automatisch
Teilzahlungen mit automatischem Restbetrag
Dreistufiges Mahnwesen mit Fristen, Gebühren und Mahnstopp
Cashflow-Übersicht und DATEV-Export für den Steuerberater

Berichte

Das KPI-Cockpit für die Geschäftsführung — und die Nachkalkulation, die zeigt, welche Aufträge sich wirklich gerechnet haben.

Cockpit: Umsatz, Ø-Marge, Auftragseingang, offene Forderungen, Auslastung
Berichtsbibliothek: Umsatz nach Monat/Kunde/Quelle, Conversion, offene Posten — filterbar, CSV-Export
Nachkalkulation je Auftrag: echter Deckungsbeitrag aus Ist-Stunden und Ausgaben
Profitabilität je Kunde, Mitarbeiter und Fahrzeug

Kunden

Die Kundenakte bündelt alles zu einem Kunden: Stammdaten, Vorgänge, Dokumente und Zahlungsverhalten — für Privat- und Gewerbekunden.

Automatische Kundennummern, Privat- und Firmenkunden mit Ansprechpartnern
Komplette Historie: Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Notizen, E-Mails
Finanz-Einstellungen je Kunde: Zahlungsziel, Mahnstopp, USt-IdNr für B2B
DSGVO als Funktion: Datenauskunft-Export und „Kunde löschen“ mit einem Klick

Dokumente

Verträge, Scans und E-Mails dort, wo sie hingehören — am Kunden, Angebot oder Auftrag. Zentral durchsuchbar, sicher gespeichert in Deutschland.

Upload per Drag-and-drop, PDF, Bilder und E-Mail-Dateien
Ablage direkt am Vorgang — nie wieder „in welchem Ordner liegt das?“
Zugriff nur für Ihr Team, Speicherung ausschließlich auf deutschen Servern

Einstellungen

Hier passt sich Umzo Ihrer Firma an — nicht umgekehrt. Einmal eingerichtet, arbeiten alle Module mit Ihren Preisen, Ihren Vorlagen und Ihren Regeln.

Firmendaten & Briefpapier: Logo, Farben, Steuernummer, IBAN, AGB
Team & Zugänge: 13 vorbereitete Rollen (vom Geschäftsführer über Disposition und Buchhaltung bis Träger) plus eigener Rollen-Editor und feine Rechte pro Benutzer
Leistungskatalog & Materialliste mit über 125 vorbereiteten Positionen — je Zeile Verkaufspreis und Eigenkosten
Kategorien: Crew-Rollen und Fahrzeugklassen mit Führerschein-Anforderung
Checklisten-Vorlagen je Tour-Typ, Automatisierungen einzeln schaltbar
Standorte, E-Mail-Versand und Abo-Verwaltung

Übergreifend

Außerdem in Umzo enthalten

Fähigkeiten, die in keinem einzelnen Menüpunkt wohnen, sondern überall mitlaufen.

Mobile App für die Kolonne

Teamleiter sehen „Meine Touren“, dokumentieren mit Fotos und Checkliste und lassen den Kunden auf dem Display unterschreiben — offlinefähig für Keller und Tiefgarage.

Benachrichtigungen in Echtzeit

Angenommene Angebote, neue Anfragen oder überfällige Rechnungen melden sich sofort — und Änderungen der Kollegen erscheinen ohne Neuladen auf jedem Bildschirm.

Aufgaben & Notizen

Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit, Notizen direkt am Vorgang — nichts geht mehr per Zuruf über den Flur verloren.

Qualitätskontrolle

Nach dem Umzug erhält der Kunde per Link eine kurze Zufriedenheits-Umfrage. Die Antworten liegen am Auftrag und fließen in Ihre Auswertungen ein.

Sicherheit & DSGVO

Zwei-Faktor-Anmeldung, lückenloses Änderungsprotokoll, strikte Mandantentrennung und Hosting in Deutschland — Datenschutz ist eingebaut, nicht angeflanscht.

Desktop-App (Enterprise)

Für Enterprise-Kunden gibt es Umzo zusätzlich als native Desktop-App für Windows und macOS — mit signierten automatischen Updates.

Lernen Sie Umzo persönlich kennen

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen Umzo an Ihrem eigenen Ablauf — online kostenlos, vor Ort kostenlos im Umkreis von 100 km um Frankfurt. Möchten Sie danach starten, richten wir Ihren Zugang persönlich ein.