Funktionen · Geld
Finanzen im Griff: Ausgaben, Zahlungen und Mahnwesen für Umzugsunternehmen
Rechnungen schreiben ist die eine Hälfte, das Geld hereinholen die andere. Umzo bündelt Ausgaben, Teilzahlungen, Mahnwesen und einen monatlichen Cashflow an einer Stelle — damit Sie jederzeit wissen, was reinkommt und was rausgeht.
Problem und Lösung
Heute
Belege im Handschuhfach, offene Posten im Kopf
Tankbelege stapeln sich, Teilzahlungen landen auf Zetteln, und wer wann gemahnt wurde, weiß niemand genau. Am Monatsende fehlt der Überblick — und offene Rechnungen bleiben länger offen, als sie müssten.
Mit Umzo
Einnahmen und Ausgaben an einer Stelle
Der Teamleiter fotografiert den Tankbeleg direkt in der App, das Büro ordnet ihn Fahrzeug oder Auftrag zu. Zahlungen — auch Teilzahlungen — werden auf die Rechnung gebucht, und das dreistufige Mahnwesen holt überfällige Beträge herein.
- Ausgaben erfassen mit Foto-Beleg, Kategorie und Zuordnung zu Auftrag, Fahrzeug oder Mitarbeiter
- Teilzahlungen buchen — der offene Betrag wird automatisch berechnet
- Dreistufiges Mahnwesen (Erinnerung, 1. + 2. Mahnung) mit Fristen, Gebühren und Mahnstopp
- Cashflow-Übersicht: Einnahmen gegen Ausgaben, offene Forderungen und Verbindlichkeiten je Monat
- Wiederkehrende Rechnungen: Lagermiete oder Container-Abos stellt Umzo jeden Monat automatisch als Entwurf bereit — bereits abgezogene Anzahlungen und Stichtag inklusive
- Bank-Import: Kontoauszüge (CAMT, MT940, CSV) einlesen — Zahlungseingänge werden automatisch offenen Rechnungen zugeordnet, Sie bestätigen nur noch
- E-Rechnungen empfangen: XRechnungs-Dateien liest Umzo beim Beleg-Upload automatisch aus — Lieferant, Betrag und Steuersatz vorausgefüllt
- Kassenbuch und Monatsabschluss: Barzahlungen sauber im Kassenbuch, Geldkonto je Zahlungsart — abgeschlossene Monate sind gegen nachträgliche Änderungen gesperrt (GoBD)
Ansicht · Finanzübersicht
Ablauf
So funktioniert’s — in 3 Schritten
- 01
Ausgaben erfassen
Tankbeleg mobil fotografieren oder im Büro anlegen — mit Kategorie und Zuordnung zu Fahrzeug oder Auftrag. Wiederkehrende Kosten wie die Hallenmiete erzeugt Umzo monatlich automatisch.
- 02
Zahlungen buchen
Kontoauszug einlesen — Umzo ordnet die Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zu, Sie bestätigen per Klick. Manuell gebuchte Zahlungen und Teilbeträge gehen weiterhin; Umzo rechnet den offenen Rest aus und markiert die Rechnung als bezahlt, sobald sie ausgeglichen ist.
- 03
Mahnen & auswerten
Überfällige Rechnungen stehen in der Mahnliste mit dem nächsten fälligen Schritt. Der Cashflow zeigt Monat für Monat, was hereinkam und was ausging.
Fragen
Häufige Fragen
Können Fahrer Belege selbst erfassen?
Ja. Teamleiter fotografieren den Tankbeleg direkt in der mobilen App, geben Betrag und Fahrzeug an — das Büro prüft und verbucht ihn später. So geht kein Beleg mehr verloren.
Wie funktionieren Teilzahlungen?
Sie erfassen jeden Zahlungseingang mit Betrag, Datum und Zahlungsart. Umzo berechnet den offenen Restbetrag, kennzeichnet Überzahlungen und setzt die Rechnung erst auf „bezahlt“, wenn sie vollständig ausgeglichen ist.
Ich vermiete Lagerfläche — kann Umzo monatlich abrechnen?
Ja, ab dem Paket Betrieb. Legen Sie eine wiederkehrende Rechnung an (z. B. „Lagermiete Container 12, 89 € netto, jeweils zum 1.“), und Umzo erstellt den Rechnungsentwurf jeden Monat automatisch — Sie prüfen und schreiben fest. Ein volles Lager-Modul mit Lagerplätzen und Beständen ist geplant, aber noch nicht in Entwicklung; die monatliche Abrechnung funktioniert schon heute.
Ist das Mahnwesen automatisch?
Umzo erkennt fällige Rechnungen selbst und legt Ihnen die passende Mahnstufe als Aufgabe vor — versendet wird aber bewusst auf Ihren Klick. Fristen und Gebühren stellen Sie je Stufe selbst ein.
Kann Umzo meine Kontoauszüge einlesen?
Ja. Sie laden den Kontoauszug als CAMT-, MT940- oder CSV-Datei hoch — Umzo erkennt Zahlungseingänge und schlägt die passende offene Rechnung vor (Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Kundenname). Sie bestätigen die Zuordnung per Klick; nichts wird ungeprüft verbucht.
Kann ich elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten?
Ja. Laden Sie eine XRechnungs-Datei als Beleg hoch, liest Umzo Lieferant, Betrag und Steuersatz automatisch aus. Ausgaben sind vollwertige Eingangsrechnungen mit Belegnummer, Fälligkeit und Bezahlt-Status; offene Verbindlichkeiten sehen Sie als eigene Liste.
Passt das zu meiner Buchhaltung?
Ausgaben lassen sich nach Kategorie und Lieferant auswerten; Rechnungen, Zahlungen und jetzt auch Ausgaben samt Kreditoren fließen in den DATEV-Export ein. Dazu kommen die USt-Voranmeldungs-Abstimmung, eine Stichtags-OPOS-Liste und das Kassenbuch — Ihr Steuerberater bekommt alles als Buchungsstapel und Auswertung, der Monatsabschluss hält abgeschlossene Zeiträume stabil.
Sehe ich auf einen Blick, wie das Geschäft läuft?
Ja. Das Geschäftsführer-Cockpit zeigt Umsatz, Ø-Marge, Auftragseingang, offene Forderungen, Cash-Eingang und Auslastung — inklusive Top-Kunden und schwächsten Margen. Eine Berichtsbibliothek (Umsatz nach Monat/Kunde/Quelle, Conversion, offene Posten, Ausgaben) lässt sich filtern und als CSV exportieren.
Weiter im System
Das passt dazu
Lernen Sie Umzo persönlich kennen
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen Umzo an Ihrem eigenen Ablauf — online kostenlos, vor Ort kostenlos im Umkreis von 100 km um Frankfurt. Möchten Sie danach starten, richten wir Ihren Zugang persönlich ein.