Sie haben bisher ohne Umsatzsteuer abgerechnet und werden mitten im Jahr umsatzsteuerpflichtig — oder Sie gehen den Weg zurück. Das Problem ist selten das Häkchen in den Einstellungen, sondern der Bestand: Rechnungen sind bereits festgeschrieben, versendet und teilweise bezahlt, und festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar (GoBD). Genau dafür gibt es in Umzo den Assistenten Einstellungen → Finanzen & Steuern → Umsatzsteuer-Umstellung (nur für den Inhaber). Er stellt Ihr Steuerkennzeichen um und korrigiert die betroffenen Rechnungen in einem Zug: je Rechnung eine Stornorechnung und ein neuer Entwurf.
Ob und wann Sie wechseln, ist eine steuerliche Entscheidung. Stimmen Sie Stichtag und Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung ab — Umzo führt die Umstellung sauber aus, trifft sie aber nicht.
Die drei Fragen, die Sie vorher klären
1. Ab wann?
Maßgeblich ist immer das Leistungsdatum (das Umzugsdatum), nie das Rechnungsdatum. Den Stichtag setzen Sie danach:
- Freiwilliger Verzicht (§ 19 Abs. 3 UStG): Er wirkt immer ab dem 1. Januar des Jahres, für das Sie ihn erklären — nie unterjährig — und bindet Sie für mindestens fünf Kalenderjahre. Nacherklären können Sie ihn bis zum letzten Tag des Februars des zweiten Folgejahres. Stichtag ist dann der 1. Januar.
- 100.000-€-Grenze: Übersteigt Ihr Gesamtumsatz im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Steuerbefreiung mit demjenigen Umsatz, der die Grenze überschreitet — und dieser Umsatz ist bereits in voller Höhe steuerpflichtig. Frühere Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei. Stichtag ist das Leistungsdatum genau dieses Umzugs.
- Der Rückweg: Zurück in die Kleinunternehmerregelung geht es nur zum 1. Januar — nach Ablauf der fünfjährigen Bindung oder wenn Ihr Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überschritten hat.
Der Stichtag darf nicht in der Zukunft liegen: Ihr Steuerkennzeichen wird sofort umgestellt, und ab diesem Moment bekommt jede neu erstellte Rechnung die neue Behandlung. Führen Sie die Umstellung deshalb erst am Stichtag durch — und rechnen Sie Umzüge, die noch in die alte Zeit gehören, vorher ab.
2. Welche Rechnungen sind betroffen?
Alle festgeschriebenen Rechnungen mit einem Leistungsdatum ab dem Stichtag, die noch die alte Behandlung tragen. Umzo wählt sie vor. Zusätzlich können Sie auf dem Weg zur Regelbesteuerung „Auch noch nicht bezahlte Rechnungen mit früherem Leistungsdatum prüfen” ankreuzen: Wird der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten ermittelt, kann auch ein früher ausgeführter Umzug betroffen sein, wenn das Geld erst später eingeht. Diese Gruppe zeigt Umzo getrennt und wählt sie nicht vor.
Nicht angetastet werden Anzahlungsrechnungen, besondere Steuerfälle (§ 13b, innergemeinschaftlich, steuerfrei), bereits stornierte Rechnungen und Aufträge, zu denen schon ein Rechnungsentwurf offen ist — jeweils mit Begründung in der Liste „Nicht änderbar”. Trägt ein Auftrag mehrere festgeschriebene Rechnungen (etwa monatliche Lagermiete), bekommt jede davon ihre eigene Ersatzrechnung.
3. Brutto oder netto?
| Option | Wirkung | Vorbelegung |
|---|---|---|
| Bruttobetrag beibehalten | Der Kunde zahlt denselben Betrag, die Umsatzsteuer wird herausgerechnet — Ihr Nettoerlös sinkt. | Privatkunden |
| Nettobeträge beibehalten | Die Preise bleiben, die Umsatzsteuer kommt hinzu — der Kunde zahlt mehr. | Gewerbliche Kunden |
Beispiel: Eine Rechnung über 100,00 € ohne Umsatzsteuer wird zur Regelbesteuerung neu ausgestellt. Mit „Bruttobetrag beibehalten” sind das 84,03 € netto zuzüglich 15,97 € Umsatzsteuer — der Kunde zahlt weiterhin exakt 100,00 €. Mit „Nettobeträge beibehalten” blieben es 100,00 € netto, der Kunde zahlte 119,00 €. Rundungsreste zeigt Umzo an, statt sie stillschweigend zu glätten: gerundet wird der Einzelpreis je Position, bei größeren Mengen weicht der Bruttobetrag deshalb um einige Cent ab. Die Ersatzrechnung ist ein Entwurf — Sie können den Betrag vor dem Festschreiben anpassen.
Die Faustregel: Bei gewerblichen Kunden ist die Nachberechnung üblich, weil die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar ist. Bei Privatkunden gilt der vereinbarte Preis in der Regel als Bruttopreis; eine Nachforderung ist nur zulässig, wenn Sie ausdrücklich einen Nettopreis vereinbart haben. Umschalten dürfen Sie in jeder Zeile.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Neue Besteuerung — Besteuerung wählen, „Stichtag (Leistungsdatum ab)” setzen (der Knopf „Zum 1. Januar {Jahr}” erledigt den Regelfall), dann „Rechnungen prüfen”.
- Betroffene Rechnungen — Umzo listet und wählt die betroffenen Rechnungen vor; darunter klappen Sie bei Bedarf unbezahlte Altrechnungen, versendete Angebote, offene Entwürfe und die nicht änderbaren Fälle auf. Weiter mit „Beträge festlegen”.
- Beträge festlegen — je Rechnung „Bruttobetrag beibehalten” oder „Nettobeträge beibehalten”; Sammelschalter für die ganze Liste, Live-Summe „Gesamt bisher … → neu …”.
- Durchführen — Zusammenfassung prüfen, „Umstellung durchführen”, Rückfrage bestätigen. Erst jetzt wird geschrieben.
- Ergebnis — je Zeile Original, Stornorechnung und neuer Entwurf. „Festschreiben” und „Senden” bleiben bewusste Klicks; „Alle festschreiben” erledigt die Liste in einem Durchgang. Über „Weitere Rechnungen umstellen” starten Sie einen zweiten Lauf — etwa für die unbezahlten Altrechnungen oder, bei mehr als 200 Belegen, für den Rest.
Solange keine Rechnung festgeschrieben ist, stellen Sie die Kleinunternehmerregelung einfach unter Einstellungen → Bank & Steuern ein. Danach ist das Häkchen dort gesperrt und verweist auf den Assistenten — damit Belege und Steuerkennzeichen nie auseinanderlaufen.
Häufige Fragen
Was passiert mit bereits bezahlten Rechnungen? Die Zahlungen wandern beim Festschreiben der Ersatzrechnung mit. Bleibt eine Differenz offen, sehen Sie sie als offenen Betrag; zahlt der Kunde zu viel, kennzeichnet Umzo die Überzahlung. Der Assistent verschickt nichts von selbst — Sie entscheiden, ob Sie nachfordern oder erstatten. Liegt eine dieser Zahlungen in einem bereits abgeschlossenen Monat, weist Umzo das Festschreiben mit einem Hinweis ab — öffnen Sie den Monat unter Finanzen → Übersicht → Monatsabschluss kurz, schreiben Sie fest und schließen Sie ihn wieder ab.
Was passiert mit einem laufenden Mahnverfahren? Mahnstufe, Mahnstopp und Mahnhistorie bleiben am stornierten Beleg. Die Ersatzrechnung startet mit einem neuen Zahlungsziel; prüfen Sie nach der Umstellung, ob Sie das Mahnverfahren neu beginnen.
Und meine Angebote? Versendete Angebote bleiben unverändert — sie sind Handelsbriefe und werden nicht rückwirkend geändert. Der Assistent listet sie nur auf; mit „Bearbeiten” erzeugen Sie bei Bedarf eine neue Version. Angebotsentwürfe und Rechnungsentwürfe mit Leistungsdatum ab dem Stichtag folgen der neuen Behandlung automatisch — bitte prüfen Sie deren Beträge vor dem Festschreiben.
Rechnungsentwürfe mit Leistungsdatum vor dem Stichtag gehören noch in die alte Behandlung und blockieren den Wechsel: Schreiben Sie sie vor der Umstellung fest oder passen Sie ihr Leistungsdatum an — der Assistent nennt sie in Schritt 2 unter „Vor dem Stichtag: bitte zuerst festschreiben”. Die Angebotsliste zeigt höchstens die 100 zuletzt versendeten Angebote; weitere finden Sie in der Angebotsübersicht.
Was ist mit DATEV? Die Stornorechnungen behalten die alte Behandlung (§ 19) und brauchen ein eigenes Erlöskonto (SKR03 z. B. 8195). Fehlt es, werden sie beim DATEV-Export übersprungen — Umzo weist vor der Durchführung darauf hin. Auf dem Rückweg zur Kleinunternehmerregelung gilt dasselbe für die Ersatzrechnungen und alle danach ausgestellten Rechnungen. Hinterlegen Sie das Konto unter Rechnungen → DATEV einrichten. Mehr dazu im Artikel zu XRechnung und DATEV-Export.
Muss ich meine Kunden informieren? Ja — jede Ersatzrechnung ersetzt ein bereits versendetes Dokument. Senden Sie Stornorechnung und neue Rechnung gemeinsam mit einer kurzen Erklärung. Auf dem PDF der Ersatzrechnung steht unter dem Betreff, welche Rechnung sie ersetzt und über welche Stornorechnung das geschah.
Kann ich einen Ersatzentwurf löschen? Nein. An ihm hängen die Übernahme der Zahlungen und der Hinweis, welche Rechnung er ersetzt — ohne ihn bliebe das Geld an einem aufgehobenen Beleg. Prüfen Sie ihn, passen Sie ihn bei Bedarf an und schreiben Sie ihn fest.
Kann ich den Wechsel rückgängig machen? Die Umstellung selbst nicht: Stornorechnungen sind endgültig, das Original bleibt als storniertes Dokument erhalten (GoBD). Sie können aber jederzeit einen neuen Lauf in die andere Richtung starten — mit dem Stichtag, der steuerlich zulässig ist (Rückweg nur zum 1. Januar). Schreiben Sie vorher die Ersatzentwürfe der begonnenen Umstellung fest: solange sie offen sind, lehnt Umzo den Gegenlauf ab, weil deren Beträge bereits auf den anderen Steuersatz umgerechnet sind.
Wie hängt das mit der Stornorechnung zusammen? Der Assistent ist der geführte Sonderfall des normalen Korrekturwegs. Wie eine einzelne Korrektur abläuft, steht im Artikel Stornorechnung: festgeschriebene Rechnungen korrigieren.