Das Angebot war eine Schätzung (8 Stunden, 60 Kartons). Gearbeitet wurden 6 Stunden und 40 Kartons. Umzo trennt beides sauber: Das versendete Angebot bleibt unverändert — abgerechnet wird die Abrechnung des Auftrags.
1. Abrechnung: die Ist-Korrektur
Auf dem Auftrag liegt die Abrechnungstabelle, beim Annehmen mit den Angebotspositionen befüllt. Hier korrigieren Sie auf die tatsächlichen Werte — Mengen, Stunden, Positionen ergänzen oder streichen. Daneben sehen Sie Plan (Angebot) vs. Ist mit Abweichung und live mitgerechneter Marge. „Angebotswerte übernehmen“ setzt bei Bedarf auf den Ausgangszustand zurück.
Zusatzleistungen von der Baustelle (aus den Arbeitsscheinen aller Touren) erscheinen im Rechnungsentwurf automatisch, gruppiert je Tour — das Büro ergänzt nur noch die Preise. Nichts, was draußen passiert ist, geht auf dem Weg zur Rechnung verloren.
2. Rechnungsentwurf
„Rechnung erstellen“ baut den Entwurf aus Abrechnungspositionen + Zusatzleistungen. Solange es ein Entwurf ist, dürfen Sie alles ändern — und der Entwurf trägt noch keine Rechnungsnummer.
Ein Auftrag gilt als abrechnungsreif, wenn alle Touren abgeschlossen sind; früher fakturieren geht auch, Umzo weist nur darauf hin.
3. Festschreiben — der GoBD-Moment
Mit dem Festschreiben passiert dreierlei:
- Die lückenlose Rechnungsnummer (R-JJJJ-NNNN) wird vergeben — erst jetzt, deshalb entstehen durch verworfene Entwürfe niemals Nummernlücken.
- Die Rechnung wird unveränderbar. Korrekturen laufen ab jetzt ausschließlich über eine Stornorechnung (siehe eigener Artikel).
- Die Abrechnung des Auftrags wird gesperrt — nachträgliches „Anpassen“ der Basis ist ausgeschlossen.
Das PDF erfüllt die Pflichtangaben nach § 14 UStG (Leistungsdatum = Umzugsdatum, Netto/USt./Brutto, Zahlungsziel, Ihre IBAN); als Kleinunternehmer nach § 19 UStG druckt Umzo automatisch den Pflichtsatz statt der Steuer. Wechseln Sie später die Besteuerung, korrigiert Umzo die betroffenen Rechnungen geführt mit — siehe Von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln. Die XRechnung (XML) entsteht bei jeder Rechnung gleich mit (siehe Artikel „XRechnung & DATEV“).
4. Senden
Rechnung per E-Mail direkt aus Umzo — der Versand landet in der Kundenakte. Jede Rechnung trägt außerdem einen GiroCode (EPC-QR-Code): Der Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App, Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind vorausgefüllt — schnellere Zahlung, keine Tippfehler. Danach übernimmt das Zahlungs- und Mahnwesen (eigener Artikel). Wie jede Kunden-E-Mail geht auch die Rechnung automatisch in Kopie (CC) an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und alle Administratoren — siehe E-Mails an Kunden: die Firmenkopie im CC.
5. Anzahlungsrechnung: Vorkasse sauber abrechnen
Für größere Umzüge üblich: ein Teil des Betrags vor dem Termin. Am Auftrag erstellen Sie mit „Anzahlungsrechnung“ eine eigene, nach dem Festschreiben unveränderbare Rechnung über den gewünschten Betrag — mit fortlaufender Nummer, Zahlungsziel und GiroCode.
Bei der Schlussrechnung zieht Umzo alle festgeschriebenen Anzahlungen des Auftrags automatisch ab und weist sie einzeln aus: Der Kunde sieht Gesamtbetrag, geleistete Anzahlung(en) und den offenen Restbetrag. Eine versehentlich festgeschriebene Anzahlung korrigieren Sie wie jede Rechnung sauber per Stornorechnung.