Senden
„Angebot senden“ erzeugt das PDF (DIN 5008, Ihr Briefkopf), vergibt die fortlaufende Angebotsnummer und schickt die E-Mail mit Anhang direkt aus Umzo — auf Wunsch mit Ihren AGB und Ihrer Widerrufsinformation. Welche Texte mitgehen und wann, entscheiden Sie in den Einstellungen; Umzo hängt nur an, was Sie hinterlegt haben. Der Versand wird in der Kundenakte protokolliert. Entwürfe können Sie jederzeit löschen; versendete Angebote nie — sie bleiben unveränderbar erhalten (GoBD). Vor dem Versand verlangt Umzo einen Kunden — bei „Angebot senden“ ebenso wie bei „Als versendet markieren“, dem Weg für Kunden ohne E-Mail-Adresse: Das Angebot wird dabei nur finalisiert (Nummer vergeben, PDF abgelegt), verschickt wird nichts, Sie drucken es über „Vorschau (PDF)“ für Post oder persönliche Übergabe. In beiden Fällen wählen Sie einen vorhandenen Kunden aus oder übernehmen ihn aus der Angebotsadresse. Verwerfen Sie einen Entwurf, dem noch kein Kunde zugeordnet ist, verschwindet er samt der zugehörigen Anfrage.
Ihre Firma liest immer mit: Jede Angebots-E-Mail geht automatisch in Kopie (CC) an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und an alle aktiven Administratoren — genau wie jede andere E-Mail, die Umzo an Ihre Kunden sendet; Einzelheiten und die Empfängerpflege stehen in E-Mails an Kunden: die Firmenkopie im CC.
Hinweis bei Tippfehlern in der E-Mail-Adresse: Lehnt der Mailserver die Empfängeradresse ab, sagt Umzo das klar auf Deutsch — korrigieren Sie die Adresse am Kunden und senden Sie erneut. Ein fehlgeschlagener Versand verbraucht dabei keine Angebotsnummer: Vergeben wird sie erst, wenn das Angebot wirklich hinausgeht — Ihre Nummernfolge bleibt lückenlos.
Ihre persönliche Nachricht und die Anrede
Im Versand-Dialog können Sie ein paar eigene Zeilen mitschicken. Die Anrede „Sehr geehrte …“ stellt Umzo automatisch voran — beginnt Ihre Nachricht mit einer eigenen Anrede („Sehr geehrte …“, „Guten Tag“, „Hallo“, „Liebe …“, „Moin“, „Grüß Gott“), entfällt die automatische. Ihre Kundschaft liest damit nie zwei Anreden, und die Mail beginnt nie ohne eine. Schreiben Sie eine persönliche Nachricht, lässt Umzo außerdem den Standardsatz „vielen Dank für Ihre Anfrage.“ weg — die Mail geht dann direkt zur Sache: „Anbei erhalten Sie unser Angebot A-… für Ihren Umzug.“
Umsatzsteuer im Angebot: § 19 UStG oder 19 %
Ob Ihr Angebot Umsatzsteuer ausweist, entscheidet der Haken „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ unter Einstellungen → Bank & Steuern. Setzen oder entfernen Sie ihn, rechnen alle Angebots-Entwürfe Ihrer Firma sofort neu — mit 0 % und dem gesetzlichen Hinweissatz beziehungsweise wieder mit 19 %; das gilt auch für das PDF.
Versendete Angebote bleiben unverändert. Sie behalten den Steuerfall, mit dem sie hinausgegangen sind — ein versendetes Dokument wird nie rückwirkend umgerechnet (GoBD). Möchten Sie ein versendetes Angebot auf die neue Behandlung bringen, nutzen Sie „Bearbeiten“: Die neue Version rechnet mit dem aktuellen Steuerkennzeichen.
Sobald Sie die erste Rechnung festgeschrieben haben, ist der Haken gesperrt; der Wechsel läuft dann über den Assistenten Einstellungen → Umsatzsteuer-Umstellung, weil dort auch die betroffenen Rechnungen mitkorrigiert werden.
Warum eine E-Mail ohne Annahme-Link hinausgeht
Den Annahme-Link legt Umzo nur bei, wenn beides zutrifft:
- Die Online-Annahme gehört zu Ihrem Paket (enthalten ab Paket „Betrieb“), und
- unter Einstellungen → Rechtliche Texte ist eine Annahmeerklärung hinterlegt.
Fehlt eines von beiden, sagt Umzo das vorher — im Angebots-Editor rechts im Bereich „Optionen“:
- Fehlt das Paket: „Online-Annahme: Ihre Kundschaft nimmt das Angebot per Link direkt an. Im gebuchten Paket ist das nicht enthalten — die Angebots-E-Mail geht deshalb ohne Annahme-Link hinaus.“ Administratoren finden darunter den Weg „Paket Betrieb ansehen →“; alle anderen lesen „Enthalten ab Paket Betrieb — bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.“
- Fehlt der Rechtstext: Der Hinweis „1 Rechtstext fehlt — ansehen“ klappt auf zu „Annahmeerklärung: Es ist keine eigene Annahmeerklärung hinterlegt — die Angebots-E-Mail enthält dann keinen Annahme-Link.“ Daneben führt der Weg direkt zu Einstellungen → Rechtliche Texte.
Und nach dem Senden noch einmal als Meldung: „Die E-Mail wurde ohne Annahme-Link gesendet: Online-Annahme ist im gebuchten Paket nicht enthalten (ab Paket Betrieb).“ beziehungsweise „… Es ist keine Annahmeerklärung hinterlegt (Einstellungen → Rechtliche Texte).“ Beim Weg „Als versendet markieren“ lautet der Kopf „Es wurde kein Annahme-Link erzeugt“.
Online-Annahme: Der Kunde nimmt selbst an
Die Angebots-E-Mail enthält einen persönlichen Link. Darüber sieht der Kunde alle Positionen im Browser, bestätigt die von Ihnen hinterlegten Texte (etwa AGB und Widerrufsinformation) per Checkbox und nimmt das Angebot per Klick an — auf Wunsch mit Unterschrift auf dem Bildschirm, auch am Handy. Umzo erzeugt dabei automatisch eine Annahmebestätigung als PDF (wer, wann, welche Angebotsversion, mit Unterschrift und Zeitstempel) und legt ihn zum Vorgang. Der Auftrag samt Touren entsteht im selben Moment; Sie bekommen eine Benachrichtigung.
Wurde eine E-Mail nicht zugestellt oder ist sie im Spam gelandet, senden Sie das Angebot mit „Erneut senden“ nochmals — gleiches Dokument, frischer Annahme-Link.
Entscheidung im Büro erfassen (Post, Telefon, persönlich)
Nimmt der Kunde klassisch an — unterschrieben per Post, am Telefon oder im Gespräch — halten Sie das mit einem Klick fest: Angenommen oder Abgelehnt (mit Grund). Das unterschriebene Exemplar können Sie als Datei zum Vorgang hochladen (Tab „Dokumente“). Nur versendete Angebote können entschieden werden — die Pipeline bleibt dadurch ehrlich.
Bei Annahme passiert automatisch:
- Der Auftrag entsteht mit fortlaufender Auftragsnummer.
- Die geplanten Touren aus der Vorplanung werden angelegt (oder eine Standard-Tour, wenn keine Vorplanung existiert) — sie warten dann im Dispositions-Board.
- Die Anfrage springt auf „Gewonnen“.
- Die Abrechnungsbasis des Auftrags wird mit den Angebotspositionen befüllt (für die spätere Ist-Korrektur vor der Rechnung).
Überarbeiten — mit Versionen statt Radiergummi
Kunde will drei Positionen anders? „Bearbeiten“ auf einem versendeten oder entschiedenen Angebot erzeugt Version n+1 als neuen Entwurf; das Original bleibt vollständig erhalten. Sie ändern, senden neu, erfassen die Entscheidung.
Besteht zum Auftrag schon eine angenommene Vorversion, verknüpft die Annahme der neuen Version den bestehenden Auftrag um — Nummer, Volumen und Adressen aktualisieren sich, bereits geplante oder unterschriebene Touren bleiben unangetastet. Ein bereits abgerechneter Auftrag lässt sich nicht mehr umhängen; Umzo erklärt das dann auf Deutsch.
Nachfassen nicht vergessen
Versendete Angebote ohne Antwort schiebt die Pipeline auf „Nachfassen“; die eingebaute Automatisierung „Angebot ohne Antwort“ legt Ihnen nach einstellbaren Tagen automatisch eine Aufgabe an — kein Angebot versandet mehr unbemerkt.