Angebot senden & annehmen: der Weg zum Auftrag

Senden

„Angebot senden” erzeugt das PDF (DIN 5008, Ihr Briefkopf), vergibt die fortlaufende Angebotsnummer und schickt die E-Mail mit Anhang direkt aus Umzo — auf Wunsch mit Ihren AGB und der Widerrufsbelehrung für Privatkunden. Der Versand wird in der Kundenakte protokolliert. Entwürfe können Sie jederzeit löschen; versendete Angebote nie — sie bleiben unveränderbar erhalten (GoBD).

Hinweis bei Tippfehlern in der E-Mail-Adresse: Lehnt der Mailserver die Empfängeradresse ab, sagt Umzo das klar auf Deutsch — korrigieren Sie die Adresse am Kunden und senden Sie erneut.

Entscheidung erfassen

Sagt der Kunde zu oder ab, halten Sie das mit einem Klick fest: Angenommen oder Abgelehnt (mit Grund). Nur versendete Angebote können entschieden werden — die Pipeline bleibt dadurch ehrlich.

Bei Annahme passiert automatisch:

1. Der Auftrag entsteht mit fortlaufender Auftragsnummer.
2. Die geplanten Touren aus der Vorplanung werden angelegt (oder eine Standard-Tour, wenn keine Vorplanung existiert) — sie warten dann im Dispositions-Board.
3. Die Anfrage springt auf „Gewonnen”.
4. Die Abrechnungsbasis des Auftrags wird mit den Angebotspositionen befüllt (für die spätere Ist-Korrektur vor der Rechnung).

Überarbeiten — mit Versionen statt Radiergummi

Kunde will drei Positionen anders? „Bearbeiten” auf einem versendeten oder entschiedenen Angebot erzeugt Version n+1 als neuen Entwurf; das Original bleibt vollständig erhalten. Sie ändern, senden neu, erfassen die Entscheidung.

Besteht zum Auftrag schon eine angenommene Vorversion, verknüpft die Annahme der neuen Version den bestehenden Auftrag um — Nummer, Volumen und Adressen aktualisieren sich, bereits geplante oder unterschriebene Touren bleiben unangetastet. Ein bereits abgerechneter Auftrag lässt sich nicht mehr umhängen; Umzo erklärt das dann auf Deutsch.

Nachfassen nicht vergessen

Versendete Angebote ohne Antwort schiebt die Pipeline auf „Nachfassen”; die eingebaute Automatisierung „Angebot ohne Antwort” legt Ihnen nach einstellbaren Tagen automatisch eine Aufgabe an — kein Angebot versandet mehr unbemerkt.