Der Papier-Arbeitsschein: ohne App genauso vollständig wie mit

Die Mitarbeiter-App ist ein Angebot, keine Pflicht. Jede Tour lässt sich vollständig auf Papier abwickeln: Schein drucken, auf der Baustelle ausfüllen und unterschreiben lassen, im Büro erfassen. Die Abschrift mit den Scans, die Kunden-E-Mail, die Zusatzleistungen auf der Rechnung und die Ist-Stunden in der Nachkalkulation entstehen genauso wie bei der App — und beide Wege dürfen sich in einem Auftrag, sogar an einem Tag, frei mischen.

Wer arbeitet auf Papier?

Umzo entscheidet je Tour automatisch, welcher Weg gilt:

• Mitarbeiter: Unter Team → Mitarbeiter → Stammdaten kreuzen Sie „Arbeitet ohne App“ an. Diese Person bekommt keine Einsatzbestätigung und keine Push-Nachricht; Touren, in denen niemand die App hat, laufen auf Papier. Auch wer keinen Zugang hat, zählt als Papier.
• Tour: In der Disposition öffnet ein Klick auf die Tour die Quickview — dort legen Sie den Weg auf „App“, „Papier“ oder „Automatisch (nach Crew)“ fest. Papier-Touren tragen auf dem Brett den Chip „Papier“.
• Firma: Unter Einstellungen → Kategorien → Arbeitsschein setzen Sie den Standard auf „Papier — alle Arbeitsscheine werden gedruckt und im Büro erfasst“, wenn niemand die App nutzt.

Läuft eine Tour auf Papier, sieht die Kolonne in der App zwar die Tour, Fotos und Checkliste, aber keinen Unterschriften-Schritt — der Beleg entsteht genau einmal, auf dem Papier.

Drucken

• Je Tour: Am Auftrag „Arbeitsschein drucken“ (bei Materialtouren „Lieferschein“/„Abholschein drucken“). Das geht schon, bevor die Kolonne eingeteilt ist — dann tragen Sie die Namen von Hand ein. „2 Exemplare“ druckt Exemplar Kunde und Exemplar Firma in einem Druck, damit der Kunde das unterschriebene Blatt mit dem § 451f-Hinweis behält.
• Je Tag: Disposition → Datum wählen → „Papier-Scheine drucken“ (nur die Papier-Touren) oder im Tagesplan „Alle Arbeitsscheine drucken“.
• Einsatzplan: „Einsatzplan (ohne App)“ in der Disposition bzw. „Einsatzplan je Mitarbeiter“ im Tagesplan — eine Seite pro Person mit Uhrzeiten, Adressen, Kolonne, Fahrzeug und Hinweisen. So kennt auch der Fahrer ohne Handy seinen Tag.

Jeder Schein trägt oben rechts einen QR-Code und eine Blatt-ID. Der QR-Code führt angemeldete Büro-Nutzer direkt in das Erfassungsfenster dieser Tour; die Blatt-ID und der Tour-Code lassen sich auch von Hand suchen.

Auf dem Blatt stehen: Auftrag, Tour-Code, Kunde, alle Stellen mit Objektdaten, Crew, Sub-Kräfte und Fahrzeuge, die Checkliste als Ankreuzfelder, die Einsatzzeiten-Tabelle mit vorgedruckten Namen, das Material-Manifest, Zeilen für Zusatzleistungen, das Schadensprotokoll (Vorschäden-Ankreuzliste, Umzugsschäden) und die Unterschriftsfelder mit den Hinweistexten, die Sie unter Einstellungen → Rechtliche Texte & Hinweise hinterlegt haben (ohne hinterlegten Text bleibt dort nur das Unterschriftsfeld).

Auf der Baustelle

Ausfüllen wie gewohnt: abhaken, Zeiten eintragen, Zusatzleistungen und Schäden notieren, Kästchen ankreuzen, Kunde und Teamleiter unterschreiben.

Zurück im Büro: in drei Schritten erfassen

Den QR-Code scannen oder unter Aufträge → Rückmeldung den Tour-Code vom Schein eingeben (z. B. „00012/1“) → „Papier-Schein erfassen“. Das Fenster hat drei Schritte, und „Entwurf speichern“ funktioniert in jedem davon — die Tour bleibt bis zum Abschluss offen, auch über Nacht.

1. Daten: erledigte Schritte anhaken, genommenes Material, Zusatzleistungen (mit Netto-Preis, sie fließen in die Rechnung), Einsatzzeiten je Person, das Schadensprotokoll mit Vorschäden und Umzugsschäden, Bemerkungen. Regel: Nur übertragen, was auf dem Papier steht. Korrekturen gehören in die Abrechnung des Auftrags, nie in den unterschriebenen Beleg.
2. Scans: alle Seiten abfotografieren oder scannen — als Bilder oder als eine PDF. Die Scans sind der unterschriebene Beleg: Sie werden in der Dokumentenverwaltung gegen Löschung gesperrt und als Anlage an die Abschrift gehängt.
3. Abschließen: Name des Unterzeichners, das Datum auf dem Papier, und ob der Kunde das Bestätigungskästchen angekreuzt hat — das wird ehrlich als ☑ oder ☐ übernommen. War der Kunde nicht da, wählen Sie „Das Papier trägt keine Unterschrift des Kunden“ mit Grund und anwesender Person; Umzo legt dann wie bei der App die Aufgabe „Abnahme nachholen“ an.

Mit „Erfassen & Tour abschließen“ ist die Tour erledigt. Umzo erzeugt die Abschrift (PDF mit dem Hinweis, wer den Schein wann übertragen hat, ohne erfundene Uhrzeiten, mit den Scans als Anlage) und schickt sie dem Kunden als „Abschrift Ihres Arbeitsscheins“. Vor dem Abschluss können Sie Fotos vom Büro aus hinzufügen (Vorher/Nachher/Schaden), danach Nachträge als Dokument hochladen — der Beleg selbst bleibt unverändert; nur die Einsatzzeiten lassen sich wie bisher nachtragen.

Rückmeldung und Erinnerung

Unter Aufträge → Rückmeldung sehen Sie alle überfälligen Touren. Über die App abgeschlossene melden sich selbst zurück; Papier-Touren erfassen Sie wie oben. „Ohne Beleg zurückmelden“ gibt es weiterhin — aber mit Pflichtgrund, und die Tour bleibt unter „Belege offen“ sichtbar, bis der Schein erfasst ist. Jeden Morgen erinnert Umzo das Büro an Papier-Touren vom Vortag ohne erfassten Schein (Benachrichtigung „Papier-Arbeitsschein noch nicht erfasst“).

Einsatzbestätigung ohne App

Leute ohne App können in der App nichts bestätigen — deshalb bekommen sie keine Anfrage und lösen keinen Morgen-Alarm aus. Haben Sie jemanden telefonisch erreicht, tragen Sie das in der Tour-Quickview mit „als bestätigt eintragen“ ein.