Das Kundenportal „Mein Umzug" — und Schäden online melden

Jeder Auftrag hat eine persönliche Kundenseite: „Mein Umzug”. Ihr Kunde findet dort alles zu seinem Umzug — und meldet Schäden strukturiert statt per Anruf „irgendwann letzte Woche”.

Was der Kunde sieht

• Bestätigter Termin des Umzugs (und der weiteren Touren),
• Dokumente als Download: Angebot, unterschriebener Arbeitsschein, Rechnung — jeweils sobald sie existieren,
• Ihre Kontaktdaten für Rückfragen,
• den Knopf „Schaden melden”.

Die Seite läuft ohne Login, trägt Ihr Logo und Ihre Farben und ist über einen persönlichen, nicht erratbaren Link erreichbar. Inhalt und Auftritt gehören Ihrer Firma; ganz unten steht als Angabe zur Plattform eine kleine Zeile mit Impressum und Datenschutzerklärung von Umzo als Betreiber — direkt darüber Ihre eigenen Rechtslinks, sobald Sie sie in den Einstellungen hinterlegt haben.

Wo der Kunde den Link findet

In jeder Bestätigungs-E-Mail, die Umzo an den Kunden sendet (Auftragsbestätigung, Terminbestätigung, Arbeitsschein-Kopie, Rechnung). Der Link bleibt für den Auftrag stabil: Alle Mails tragen denselben Link, auch ein älterer funktioniert weiter. Aus Datenschutzgründen gilt er 90 Tage ab Ausstellung — geht in den letzten zehn Tagen davor eine weitere Bestätigungsmail hinaus, enthält sie automatisch einen frischen Link. Ist der Link abgelaufen, öffnet sich die Seite nicht mehr; eine neue Bestätigungsmail aus dem Büro stellt ihn wieder her. Einrichten müssen Sie nichts.

Schaden melden — mit dokumentiertem Eingangsdatum

Entdeckt der Kunde nach dem Umzug einen Kratzer, meldet er ihn direkt auf seiner Seite:

1. Beschreibung des Schadens eingeben,
2. bis zu fünf Fotos anhängen,
3. absenden — der Kunde sieht eine Bestätigung mit Datum.

Das Eingangsdatum wird dokumentiert — mit der Online-Meldung gibt es später keinen Streit mehr, wann die Anzeige einging. Welchen Hinweis zur Anzeigefrist Ihre Kundinnen und Kunden über dem Meldeformular sehen, hinterlegen Sie unter Einstellungen → Rechtliche Texte & Hinweise — ohne hinterlegten Text erscheint dort nichts.

So arbeitet das Büro mit der Meldung

Aus jeder Meldung entsteht automatisch ein Schadensfall am Auftrag samt Aufgabe für das Büro:

• Status des Falls (von gemeldet bis erledigt) und Regulierungsbetrag pflegen Sie am Fall,
• die Frist-Ampel zeigt, ob die Meldung innerhalb der 14 Tage lag — bei fehlender dokumentierter Ablieferung bewusst als „unbekannt” statt einer falschen Sicherheit,
• die Fotos des Kunden liegen am Fall, daneben Ihre eigenen Vorher/Nachher/Schaden-Fotos vom Arbeitsschein,
• eine Monatsauswertung zeigt Schadensfälle und Regulierungen im Zeitverlauf.

Schadensfälle können Sie auch selbst anlegen — etwa wenn der Kunde doch anruft statt zu klicken.

Datenschutz

Schadenfotos werden wegen der Verjährungsfrist 3 Jahre aufbewahrt und danach automatisch gelöscht; eine DSGVO-Kundenlöschung räumt sie mit ab. Der Portal-Link ist ein zufälliges Token — keine Kundennummer, nichts Erratbares.