Datenübernahme: Bestandsdaten per CSV importieren

Sie wechseln von Excel oder einer anderen Umzugssoftware zu Umzo? Niemand tippt 500 Kunden ab. Unter Einstellungen → Datenübernahme importieren Sie Bestandsdaten als CSV-Datei — mit Vorschau vor dem Speichern, automatischer Spaltenerkennung und Dubletten-Schutz.

Was Sie importieren können

• Kunden — Anrede, Name oder Firma, E-Mail, Telefon, Adresse, USt-IdNr., Notizen. Steht eine Firma in der Zeile, wird der Kunde automatisch als gewerblich angelegt.
• Mitarbeiter — Name, Position (Fahrer, Monteur, Träger …), Telefon und Qualifikationen (z. B. „Führerschein C1; Möbelmontage”).
• Fahrzeuge — Bezeichnung, Kennzeichen, Kapazität in m³, Sitzplätze, Führerscheinklasse.
• Leistungen & Material — Ihr Katalog mit Einheit, Verkaufspreis und Eigenkosten (netto).

So funktioniert der Import

1. CSV exportieren: In Excel „Speichern unter → CSV”. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten (z. B. Nachname, E-Mail, PLZ). Trennzeichen Semikolon oder Komma — beides wird erkannt, Umlaute funktionieren.
2. Datei wählen: Einstellungen → Datenübernahme → Bereich wählen (z. B. Kunden) → „CSV-Datei wählen”.
3. Vorschau prüfen: Umzo erkennt die Spalten automatisch und zeigt: wie viele Zeilen importierbar sind, welche Dubletten übersprungen werden und welche Zeilen fehlerhaft sind — mit Zeilennummer und Grund. Falsch zugeordnete Spalten korrigieren Sie direkt im Dropdown.
4. Importieren: Erst der Klick auf „… Zeilen importieren” speichert. Übersprungene Zeilen werden einzeln aufgelistet, nichts geht stillschweigend verloren.

Dubletten-Schutz: Kunden mit bereits vorhandener E-Mail-Adresse, Fahrzeuge mit vorhandenem Kennzeichen sowie Mitarbeiter, Leistungen und Material mit gleichem Namen werden übersprungen — ein doppelter Import richtet keinen Schaden an.

Preise: Beträge dürfen als „1.234,56”, „45,00 €” oder „45” in der Datei stehen. Alle Katalogpreise sind Nettopreise.

Nummernkreise fortführen

Ihre bisherige Software hat bereits Nummern vergeben? Unter Einstellungen → Datenübernahme → Nummernkreise fortführen setzen Sie die jeweils nächste Nummer:

• Kundennummer — z. B. weiter bei K-1450
• Angebotsnummer und Rechnungsnummer — z. B. nächste Rechnung R-2026-0500 (gilt für das laufende Jahr)
• Auftragsnummer

Nummernkreise lassen sich nur vorwärts verschieben — bereits vergebene Nummern dürfen nie erneut vergeben werden (lückenlose Vergabe nach GoBD). So bleibt Ihre Rechnungsnummernfolge auch beim Softwarewechsel für das Finanzamt sauber.

Tipps bei Problemen

• Umlaute sehen falsch aus (ü statt ü): Die Datei wurde in einem alten Format gespeichert — Umzo erkennt Windows-Kodierung automatisch; falls nicht, in Excel als „CSV UTF-8” exportieren.
• Alles landet in einer Spalte: Die Datei nutzt ein exotisches Trennzeichen. In Excel beim Export „CSV (Trennzeichen-getrennt)” wählen.
• Zu große Datei: Maximal 2.000 Zeilen pro Import — größere Bestände einfach in mehrere Dateien teilen und nacheinander importieren.

Danach weiter mit den ersten Schritten — Ihre Kunden stehen ab sofort in jeder Anfrage zur Auswahl.